Eine virtuelle Assistenz sitzt nicht bei dir vor Ort im Büro, sondern arbeitet komplett remote aus ihrem Homeoffice oder dem eigenen Büro heraus. Um hierbei eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, sind etwas Organisationsgeschick sowie ein paar Tools und Programme notwendig. Zum Glück ist es aber heutzutage dank zahlreicher Softwareangebote kein Problem mehr, die virtuelle Zusammenarbeit effizient zu organisieren.
Mit diesen Tools und Programmen klappt die virtuelle Zusammenarbeit
Die digitale Kommunikation mit einer virtuellen Assistenz ist mittlerweile mehr als einfach. Die besten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit sind Kommunikationsdienste für Instant Messaging und Videotelefonie, zum Beispiel:
- Skype
- Zoom
- Slack
Virtuelle Zusammenarbeit mit Skype
Skype ist schon seit 2003 auf dem Markt und heute sogar ein Teil des Softwaregiganten Microsoft, welcher das Unternehmen und damit auch das Kommunikationstool zum Chatten und für Video-Calls im Jahr 2011 aufkaufte. Neben Instant Messaging und Videotelefonie wird darüber hinaus auch das Versenden und Teilen von Dokumenten unterstützt. Des Weiteren können mit diesem Tool kostengünstig Festnetz- und Mobilfunknummern weltweit angerufen werden, was die virtuelle Zusammenarbeit mit einer im Ausland arbeitenden VA um einiges erleichtert. Die Gratisvariante bietet zwar nicht den kompletten Funktionsumfang, reicht aber für die Kommunikation als Selbstständiger mit einer virtuellen Assistent meist vollkommen aus. Der „große Bruder“ und damit die Business-Alternative zu Skype ist übrigens das Produkt Microsoft Teams.
Zoom als Tool für die digitale Videotelefonie
Es guter Dienst für Videokonferenzen ist der Anbieter Zoom, da von den Teilnehmern des Calls kein Nutzerkonto erstellt werden muss. Wer einen Einladungslink erhalten hat, kann der Konferenz beitreten. Zudem gibt es das Produkt nicht nur als Desktop-Version, sondern auch in einer Online-Variante, die innerhalb des Browsers ausgeführt wird. Damit entfällt ein Download auf den eigenen Rechner. Die kostenlose Version des Dienstes hat allerdings eine gewisse Einschränkung: Meetings werden nach 40 Minuten automatisch beendet, sobald mehr als 2 Personen daran teilnehmen. Bei nur zwei Teilnehmern ist die Videokonferenz dagegen nicht zeitlich begrenzt.
Zoom ist vor allem dann von Vorteil, wenn du mit mehreren virtuellen Assistenzen zusammenarbeitest und an den Konferenzen ein größeres Team teilnehmen soll. Bezüglich der Datensicherheit und des Datenschutzes gibt es aber unterschiedliche Meinungen. Daher informiere dich im Vorfeld genau darüber, ob du Zoom für die virtuelle Zusammenarbeit nutzen möchtest.
Der Instant-Messaging-Dienst Slack
Slack ist ein guter Allrounder, wenn es um die digitale Zusammenarbeit geht, und vorwiegend für die Textkommunikation ausgelegt. Besonders hilfreich für eine virtuelle Zusammenarbeit ist hier die Möglichkeit, für jedes Thema einen eigenen Channel zu eröffnen, und gezielt die Personen dafür einzuladen, die das jeweilige Thema betrifft. Daneben sind natürlich auch Gruppen- und Privatchats mit einzelnen Personen möglich. Und wenn einmal nötig, können über die Software sogar Dokumente versendet werden.
Zudem lassen sich mit Slack auch andere Dienste wie beispielsweise Google Drive verbinden. Selbst Anrufe sind mit der kostenfreien Variante möglich. Jedoch solltest du dir überlegen, ob nicht die Buchung der kostenpflichtigen Version Sinn macht, denn die gesendeten Nachrichten sind in der Gratisversion nur eine bestimmte Zeit sichtbar und werden anschließend gelöscht.
Tools, um Aufgaben für die virtuelle Zusammenarbeit zu organisieren
Eine virtuelle Zusammenarbeit besteht aber nicht nur aus der regelmäßigen Kommunikation via Video-Call oder Chat. Schließlich soll eine virtuelle Assistenz auch Aufgaben übernehmen und dein Unternehmen oder dich als Selbstständigen unterstützen. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, ist eine gute Organisation der einzelnen Projekte und To-dos erforderlich. Nachfolgend stellen wir zwei Tools vor, mit welchen du die virtuelle Zusammenarbeit perfekt organisieren kannst.
Trello
Herzstück von Trello sind die Boards, ähnlich einer Schultafel, welche jeweils in unterschiedliche Spalten unterteilt sind. Sämtliche Aufgaben werden ihrem Status entsprechend einer Spalte zugeordnet: „Zu erledigen“, „In Arbeit“, „Wartend“, „Erledigt“. Ändert sich der Bearbeitungsstand, indem beispielsweise mit der Bearbeitung eines Tasks begonnen wird, dann wird die Karte in die neue Spalte verschoben. Auf diese Art und Weise lassen sich große Projekt in kleinere Teilschritte unterteilen, die von der virtuellen Assistenz einzeln abgearbeitet werden – und trotzdem behält man den Überblick über das komplette Projekt und dessen Teilaufgaben. Zudem kannst du mit Trello die maximal zu bearbeitende Aufgabenzahl begrenzen. Möchtest du beispielsweise nicht, dass die VA mehr als 3 Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, kannst du dies entsprechend einstellen. Dann kann die virtuelle Assistenz nicht mehr als 3 Aufgaben in die Liste „in Arbeit“ schieben. Die wichtigsten Funktionen sind bei Trello kostenlos.
Asana
Asana ist eine gute Alternative zu Trello und funktioniert auf ähnliche Art. Auch hier lassen sich große Projekte in kleine Aufgaben splitten und Arbeitsabläufe übersichtlich organisieren. Asana ist allerdings weit umfangreicher als Trello und spielt daher seine Stärken vor allem bei der Zusammenarbeit mit einem großen virtuellen Team und komplexen Tasks aus. Ein großer Vorteil ist, dass Aufgaben in einzelne Teilaufgaben zerlegt werden können, zu welchen jeweils wiederum auch Kommentare geschrieben und Fragen gestellt werden können. Wichtige Dokumente und Grafiken können ebenfalls an jede Aufgabe und Teilaufgabe angehängt werden.
Die virtuelle Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn auch Dateien ausgetauscht werden können
Der problemlose Austausch von Unterlagen und Dokumenten ist ein grundlegender Punkt der virtuellen Zusammenarbeit. Gerade bei größeren Dateien ist es mühsam, diese per Mail zu verschicken. Die Alternative: Cloud-Speicher. Hiermit kannst du ganze Ordner deines PCs synchronisieren, wenn er wichtige Daten für die virtuelle Assistenz enthält. Anhänge an Mails, die sich nicht mehr wiederfinden oder nach kurzem schon wieder veraltet sind, gehören damit der Vergangenheit an. Am häufigsten werden bei der virtuellen Zusammenarbeit die Tools Dropbox und Google Drive genutzt.
Dropbox
Dateien in der Cloud speichern, teilen, zusammenarbeiten – Dropbox macht das auch mit großen Datenmengen möglich. In der Gratisversion zwar nur mit eingeschränktem Speicherplatz und Funktionsumfang, allerdings du kannst jederzeit auf eine größere Version wechseln, wenn dein Business wächst.
Google Drive
Wie bei Dropbox können über Google Drive mühelos Dokumente und Co. ausgetauscht werden. Neben dem Datenaustausch bietet Google Drive aber noch ein weiteres sinnvolles Feature für die virtuelle Zusammenarbeit: Google Docs, das Textverarbeitungsprogramm von Google. Das Besondere daran ist, dass mehrere Teammitglieder zur gleichen Zeit in einem Dokument arbeiten können. Und für die Freunde der Tabellen gibt’s Google Sheets.
Fazit – die besten Tools und Programme zur virtuellen Zusammenarbeit
Selbstverständlich bietet diese Zusammenstellung nur einen groben Überblick über einige Tools und Programme, die man auch unter dem Begriff „Basic Tools“ zusammenfassen könnte. Es gibt noch viele weitere Anwendungen für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit. Doch inwieweit sie für dich sinnvoll sind, inwieweit sie dir wirklich das tägliche Tun erleichtern, das gilt es selbst herauszufinden. Oft zeigen sich auch erst nach einiger Zeit der Nutzung die Kleinigkeiten, die immer wieder stören und nerven. Daher halte die Augen und Ohren offen und wenn du ein interessantes Tool entdeckst, solltest du es am besten gleich einmal ausprobieren. Denn nichts vereinfacht die virtuelle Zusammenarbeit mehr als der sinnvolle Einsatz von Software-as-a-Service-Diensten, Tools und Programmen.