Nicht alle Freelancer verwenden spezielle Tools für ihre Buchhaltung. Dabei hilft eine Finanzbuchhaltungssoftware nicht nur beim Erstellen von Rechnungen. Sie bietet auch die Möglichkeit, alle Zahlungseingänge zu überwachen oder Gutschriften zu erstellen. Manche Produkte liefern überdies eine Schnittstelle zum Steuerberater mit. Doch lohnt es sich eigentlich, mit einem Tool die Buchhaltung zu erledigen? Und wie kannst du die für dich passende Software finden?
Warum solltest du mit einem Tool deine Buchhaltung digitalisieren?
Allgemein gilt: Egal, ob als Freelancer im Einmannbetrieb oder in einer Firma mit mehreren Hundert Mitarbeitern – die Verwendung einer Buchhaltungssoftware ist auf jeden Fall empfehlenswert. Der größte Vorteil eines Tools für die Buchhaltung ist die Zeitersparnis. Statt unnötig viel Zeit mit der Suche einer Rechnung in Bergen von Aktenordnern oder bei der Erstellung von Excel-Tabellen zu verschwenden, solltest du deine Zeit lieber für bezahlte Arbeit aufwenden und ein Tool für die Buchhaltung integrieren.
Welche Software ist für Freiberufler sinnvoll?
Bei der Auswahl eines geeigneten Tools für die Buchhaltung sind einige Dinge zu beachten. An erster Stelle steht der Funktionsumfang. Was muss das Tool für die Buchhaltung unbedingt können? Welche Funktionen sind nicht zwingend notwendig, aber eine nette Zusatzoption? Allgemein sollte dein neues Buchhaltungstool folgende Mindestfunktionen erfüllen:
● Es sollte cloudbasiert sein. Damit bist du orts‑ und geräteunabhängig. Auch das Betriebssystem spielt in diesem Fall keine Rolle. Des Weiteren sorgt der Hersteller einer webbasierten Anwendung automatisch für Updates und hält damit das Tool für die Buchhaltung auf dem neuesten Stand – nicht nur was die Funktionalität angeht, sondern auch hinsichtlich der Sicherheit.
● Dein Buchhaltungstool sollte GoBD-konform sein. Hinter dieser Abkürzung stehen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Vereinfacht ausgedrückt: Alle Belege und Dokumente werden revisionssicher digital archiviert.
● Du solltest in der Lage sein, damit deine Belege mobil zu erfassen.
● Das Tool zur Buchhaltung sollte über eine DATEV‑ und/oder ELSTER-Schnittstelle verfügen. Freelancer müssen eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Mit einer speziellen Schnittstelle kannst du deine Daten direkt von deinem Buchhaltungstool in ELSTER Online übertragen. Bei manchen Softwarelösungen kann auch dein Steuerberater jederzeit selbstständig online auf deine Rechnungen zugreifen und diese via Schnittstelle in sein eigenes System (zur Weiterbearbeitung) übertragen.
● Du solltest mit der Software die Möglichkeit haben, deine Geschäftskonten einzubinden und damit alle Zahlungsein‑ und ‑ausgänge überwachen können. Außerdem kannst du dadurch auch direkt Rechnungen aus der Software heraus begleichen.
Doch welche Tools gibt es nun für die Buchhaltung als Freelancer?
Debitoor
Debitoor verfügt über all die eben aufgezählten Funktionen, die dein Tool zur Buchhaltung mindestens besitzen sollte. Daneben besitzt diese Software die Möglichkeit zur Texterkennung beim Scannen von Belegen. Wichtige Informationen, wie Rechnungsdatum, Rechnungssumme, Firmenname, Steuernummer etc., werden dadurch automatisch übertragen. Somit musst du diese Daten nach dem Scan nicht mehr umständlich abtippen. Anhand der eingestellten Rechnungen generiert Debitoor automatisch eine Umsatzsteuervoranmeldung, welche via Schnittstelle an ELSTER Online übertragen wird. Überdies kannst du bei diesem Tool für die Buchhaltung diverse Bankkonten, einen PayPal-Account oder deine Kreditkarten einbinden.
lexoffice
Mit über 30 Schnittstellen punktet diese Buchhaltungssoftware. Damit kann dieses Tool optimal in die bestehende Buchhaltung integriert werden und unterschiedliche Lösungen zusammenführen. Der Funktionsumfang entspricht den Mindestanforderungen und dem von Debitoor. Je nach gewähltem Softwarepaket ist zudem eine Lohnabrechnung integriert.
Papierkram
Die Software „Papierkram“ ist besonders für Projekte oder Abrechnungen auf Stundenbasis optimal für den Einsatz in deiner Buchhaltung geeignet. Mit diesem Tool machst du nicht nur deine Buchhaltung. Du kannst damit auch Angebote erstellen und automatisch in Projekte umwandeln. Dank einer integrierten Zeiterfassung kannst du zudem deine Arbeitszeiten bei den einzelnen Projekten dokumentieren.
Im Gegensatz zu lexoffice und Debitoor kannst du von Papierkram eine kostenlose Basisversion erwerben. Diese enthält neben der Angebotserstellung auch die Funktionen Rechnungslegung, Belegmanagement und Zeiterfassung. Allerdings wird auf all deinen Dokumenten das Logo des Herstellers mitausgegeben.
Je nach Paket enthält das Tool für die Buchhaltung zusätzlich ein Mahnwesen, eine Exportmöglichkeit zu DATEV, eine EÜR‑Erstellung oder einen Steuerberaterzugang.
Sage 50 Cloud
Ob du als Freelancer dieses Tool für deine Buchhaltung benötigst oder nicht, liegt an deinem Dienstleistungsangebot beziehungsweise deinem Aufgabengebiet. Denn diese Software bietet dir neben den herkömmlichen Buchhaltungsfunktionen noch die Funktionen Lagerhaltung und Wareneinkauf, außerdem eine Bestell‑ und Warenverwaltung, Chargenverwaltung, Inventurfunktion und Vertragsverwaltung.
Damit kannst du dein Einkaufsmanagement von der Preisanfrage bis zum Rechnungseingang digital abbilden und organisieren. Der Hersteller offeriert drei unterschiedliche Pakete:
● Auftragspaket
● Buchhaltungspaket
● Kombipaket aus beiden
N2F
Nicht alle Freelancer sitzen bei ihrer Arbeit ständig am Schreibtisch. Je nach Branche ist die eine oder andere Dienstreise nötig. Dann ist ein Buchhaltungstool ratsam, das auch die Reisekostenabrechnung abbildet. Mit N2F kannst du die gesetzlichen Regelungen und Reisekostenrichtlinien automatisiert verarbeiten. Zudem kannst du Belege mit dem Smartphone abfotografieren, von wo sie in die zugehörige App übernommen werden. Von den eingelesenen Belegen werden überdies die Steuersätze herausgerechnet und alles wird im Tool korrekt verbucht.
Welche ist nun die beste Buchhaltungssoftware für Freelancer?
Mit der Digitalisierung deiner Arbeit machst du dir als Freelancer das Leben leichter – und effizienter. Aus diesem Grund sind mittlerweile zahlreiche Tools für die Buchhaltung auf dem Markt erhältlich. Welche Buchhaltungssoftware aber die beste ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Dies hängt nicht nur vom allgemeinen Funktionsumfang ab. Auch deine persönlichen Bedürfnisse spielen hierbei eine große Rolle. Wichtig ist vor allem, dass die Buchhaltungssoftware zu dir passt. Bist du viel auf Geschäftsreisen, dann sollte dein Buchhaltungstool deine Reisekosten abrechnen können. Benötigst du die Software hingegen nur zur Rechnungslegung und zum Mahnen, reicht oftmals schon eine günstige Basisvariante. Doch egal, für welches Produkt du dich letztendlich entscheidest: Mit einem adäquaten Tool in der Buchhaltung sparst du dir als Freelancer viel Zeit und Geld.