Die Arbeit als Freelancer ist sehr beliebt. Du kannst Dir Deine Arbeitszeiten relativ frei wählen, kannst arbeiten von wo Du willst, und kann Dir auch Deine Pausen selbst einteilen. Dennoch musst Du als Freelancer, ähnlich wie im Beruf eines Selbstständigen Deine Rechnungen selbst erstellen. Du musst Dich also intensiv mit Deinen eigenen Finanzen beschäftigen. Und das möglichst organisiert, damit keine Fehler entstehen. Je eher Du Dir einen Plan machst, desto schneller kannst Du dich wieder mit anderen Bereichen auseinandersetzen. Doch beim ersten Blick auf das Konto entscheiden viele, doch etwas mehr Aufmerksamkeit auf dieses Thema zu lenken. Und dabei ist ein sogenanntes Rechnungsprogramm sehr hilfreich!
Wenn Du dich als Freelancer regelmäßig um Deine Finanzen kümmerst, kannst Du deutlich schneller und effektiver Deine finanzielle Unabhängigkeit erreichen. Du hast weniger Stress und mehr Zeit für kreativere Aufgaben.
Den ersten Schritt in die richtige Richtung finanzielle Unabhängigkeit, bilden die Rechnungen in Deinem Business als Freelancer. Der Vorteil: Hier hast Du die Möglichkeit einer effektiven und geschickten Hilfe, die Dir unter die Arme greift. Spezielle Rechnungsprogramme erleichtern Dir die Arbeit, sodass Du deutlich an Zeit sparst. Mit diesen kannst Du eine Rechnung schreiben, Angebote oder Mahnungen erstellen. Worum es sich genau handelt und welche Rechnungsprogramme die besten sind, erfährst Du im Text!
Rechnungen sind für jeden Freelancer wichtig
Häufig sind besonders Autoren oder Texter in Form eines Freelancers der Meinung, sie müssten sich nicht mit dem Thema „Rechnung erstellen“ auskennen. Natürlich sind Word und Excel die klassischen und grundlegenden Programme, um eine Rechnung zu erstellen. Und sie bringen auch Vorteile mit sich. Doch genauso kannst Du hier in kleine Fallen tappen, was Dir eventuell mit einem Rechnungsprogramm nicht passiert wäre.
Jede Rechnung muss bestimmten Pflicht-Anforderungen entsprechen, die nicht fehlen sollten! Dazu gehören:
- Name und Anschrift Deines Business oder Unternehmend
- Name und Anschrift Deines Kunden
- Deine Steuernummer oder die UID-Nummer
- Die Rechnungsnummer (fortlaufend) und Rechnungsdatum
- Liefer- und Leistungsdatum
- Art und Menge eines Produktes
- Name der jeweiligen Dienstleistung
- Preisangaben
- Brutto-Betrag, Umsatzsteuer, Nettobetrag
Wo versteckt sich die Falle bei Word oder Excel?
Die Falle besteht darin: Die Rechnungsvorlage ist nicht GoBD-konform. Es gibt also keine effektive Buchführung, Aufzeichnung und keine Unterlagen, die Dir in elektronischer Form einen Datenzugriff ermöglichen. Hier kann es schnell mal Stress mit dem Finanzamt geben. Ebenfalls kannst Du nicht einfach alle Angaben auf der Vorlage übernehmen. So verärgerst Du Deine nur Deine Kunden. Ebenfalls hast Du mir Word und Excel nur eingeschränkte Möglichkeiten für ein Design.
Bei einem richtigen Rechnungsprogramm hast Du deutlich mehr Möglichkeiten. Gestalte Dein Layout individuell und hinterlässt einen guten Eindruck bei Kunden!
Vorteile von einem Rechnungsprogramm
Aufgrund der hohen Anzahl an Rechnungsprogrammen, muss es natürlich auch eine Menge an Vorteilen geben!
- Du brauchst wesentlich weniger Zeit, um eine oder mehrere Rechnungen zu erstellen.
- Du bist deutlich flexibler und kannst direkt mehrere verschiedene Rechnungen erstellen. Wenn Du zum Beispiel unterschiedliche Auslandslieferungen hast, dann brauchst Du bei Excel oder Word zwei verschiedene Rechnungen. Mit dem richtigen Rechnungsprogramm kannst Du direkt verschiedene Sprachen und auch Währungen fakturieren.
- Du hast einen deutlich besseren Überblick über alle bereits erstellten Rechnungen.
- Wenn ein Kunde Deine Rechnung nicht wahrnimmt und nicht bezahlt, dann kannst Du direkt aus der Rechnung heraus eine Mahnung verschicken.
- Wenn Du bereits bestimmte Angebote erstellt hats, kannst Du aus diesen direkt eine Rechnung schreiben.
- Alle Rechnungen kannst Du ganz einfach drucken und versenden.
- Mit Hilfe des Bankings kannst Du automatisch einen Zahlungsabgleich zwischen geschriebenen Rechnungen und einer Zahlung machen.
- Es existiert ein eine Such- und Filterfunktion, mit der Du Rechnungen schnell ausfindig machen kannst. So kannst Du sie im Notfall auch mehrmals versenden.
Tipps, um das Rechnungsprogramm besser nutzen zu können!
Ein Rechnungsprogramm kann für manche zunächst etwas kompliziert sein. Daher lohnt es sich immer, wenn Du zusätzlich Deinem Steuerberater einen eigenen Account erstellst. Dadurch hat der Steuerberater direkt die Möglichkeit, Daten aus dem Programm zu exportieren und in sein Programm zu importieren. Dadurch sparst Du deutlich an Kosten, wenn Du alle Rechnungen selbst verwaltest und wenn nötig die Finanzen von dem Steuerberater überprüfen lässt.
Die besten Rechnungsprogramme mit Anbieter für Freelancer
SalesKing
Zu den führenden Anbietern für Rechnungsprogramme gehört SalesKing. Die Kernfunktionen der Software bestehen vor allem in der Rechnungserstellung, der Angebotsverwaltung und den CRM-Features. Zusätzlich hast Du eine Vielzahl an Exortmöglichkeiten. Der Vorteil: Du kannst alle Daten und das Programm einfach in Deine unternehmensinterne Buchhaltung integrieren. Außerdem hast Du mit SalesKing die Möglichkeit einer Kontakt- und Produktverwaltung.
Easybill.de
Im Mittelpunkt des Anbieters Easybill.de stehen die Online-Rechnungen. Zusätzlich findest Du hier Produkt. Und Kundenverzeichnisse, kannst Post in Auftrag geben und hast Importfunktionen auf Amazon und eBay. Hier werden Deine Rechnungen automatisch erstellt, und ersparen Dir so eine Menge Zeitaufwand. Easybill.de ist in vier Preisklassen erhältlich.
FastBill*
FastBill gehört zu einem der bekanntesten Anbieter für Rechnungsprogramme. Diese Software bietet Dir eine einfache Rechnungserstellung, individuelle Design-Optionen und Reportings. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit einer Zeiterfassung, Projektverwaltung, sowie einer Kunden- und Datenbank. Viele Importfunktionen ermöglichen Dir ein breites Spektrum an Anbindungsmöglichkeiten.
Billomat
Der Vorteil an Billomat ist eindeutig die Sprachvielfalt. Neben den klassischen Funktionen hast Du hier eine SSL-Verschlüsselung, Online-Checkout für Deine Rechnungen. Weiterhin findest Du hier eine Vielzahl an Add-Ons, wie der Zeiterfassung mit mite. Du hast Anbindungen zu Amazon oder API, sodass ein Rechnungsimport oder Anbindungen an Online-Shops möglich ist. Billomat ist in 5 Preisklassen erhältlich.
Lexoffice*
Lexware hat zusammen mit seinen Kunden die Software Lexoffice entwickelt. Sie ist besonders für Selbstständige, Kleinunternehmer und Freelancer geeignet. Hier findest Du webbasierte Buchhaltung, die in drei Versionen erhältlich ist. Vorteil von Lexware ist der sehr geringe Preis im Vergleich. Für 4,99/Monat hast Du alle wichtigen Funktionen eines effektiven Rechnungsprogrammes.