Wenn du bereits am Ende eines Arbeitstages keine Ahnung hast, wie du die Aufgaben des nächsten Tages bewältigen sollst, und du dir wünschst, deine Tage hätten von nun an 48 statt der üblichen 24 Stunden – genau dann wird es höchste Zeit, Aufgaben auszulagern. Ein virtueller Assistent (VA), auch VPA (virtueller persönlicher Assistent) genannt, kann dir dabei helfen.
Durch das Outsourcen kannst du dich wieder vermehrt auf dein Kerngeschäft konzentrieren, Kundenbeziehungen intensivieren und neue Aufträge generieren. Die Investition in eine qualifizierte VA wird sich in jedem Fall lohnen.
Doch welche Aufgaben kannst du überhaupt abgeben? Eine Liste deines Daily Business kann dir dabei helfen. Daraus kannst du dann die Dinge herausfiltern, die du gerne auslagern würdest. Achte dabei vor allem auf Tätigkeiten, die du ungern selbst machst. Denn genau das sind die Punkte, die nicht nur deine Zeit, sondern vor allem auch deine Energie und Motivation fressen.
Möchtest du Aufgaben aus sehr verschiedenen Bereichen auslagern, solltest du möglicherweise mehrere virtuelle Assistenten damit beauftragen. Denn auch wenn die meisten VAs ein breites Aufgabenspektrum anbieten, haben sie alle ihre Schwerpunkte. Und eines solltest du auch wissen: Du bist bestimmt nicht der einzige Kunde. Damit deine delegierten Aufgaben aber zu deiner vollsten Zufriedenheit abgearbeitet werden können, solltest du nicht einer einzelnen Person alles aufbürden.
Um dir bei der Frage zu helfen, welche Tasks du auslagern kannst, haben wir dir hier zahlreiche Beispiele aufgelistet, die VAs übernehmen können. Eventuell findest du darunter auch Dinge, die du bis dato aus deinen Überlegungen ausgeschlossen oder an die du gar nicht gedacht hast.
Allgemeine Büroaufgaben
Vor allem in diesem umfassenden Themengebiet finden sich viele Dinge, die sehr gut von einer virtuellen Assistenz erledigt werden können. Da immer wieder die gleichen Aufgaben in regelmäßigen Abständen anfallen, können sie dauerhaft ausgelagert werden.
- Recherchetätigkeiten aller Art
- Pflege der Kundendatenbank
- Datenerfassung
- Terminierung
- Telefonassistenz
- Digitale Dokumentenablage
- Ausarbeiten von Präsentationen
- Verfassen von Stellenausschreibungen und Vorsortieren der Bewerbungen
- Korrekturlesen
- Übersetzungstätigkeiten
- Vertragskündigungen bei Telefonanbietern oder Versicherungen
Buchhaltung
Nicht alle Tätigkeiten aus dem Gebiet der Buchhaltung verlangen eine spezielle Ausbildung. So kann auch eine VA ohne eine buchhalterische Ausbildung Dokumente an den Steuerberater übermitteln. Aber auch verantwortungsvollere Aufgaben können ausgelagert werden.
Je besser die Vorkenntnisse der angeheuerten VA, umso mehr Möglichkeiten ergeben sich für dich:
- Fakturieren
- Versenden der Rechnungen
- Überwachen der Zahlungseingänge
- Vorbereitende Arbeiten für Steuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung
- Kontrolle von Eingangsrechnungen
- Führen des Kassenbuchs
- Anforderung von fehlenden Belegen wie Rechnungen und Rechnungskorrekturen
Online-Marketing
Gerade im Onlinemarketing gibt es viele spezialisierte und gut ausgebildete VAs. Zu diesem Gebiet gehören unter anderem die Erstellung von Blogartikeln sowie das Verfassen und Versenden von Newslettern. Aber auch das Schreiben neuer Beiträge gehört dazu, genauso wie diese dann in den Blog eingepflegt und über die Social-Media-Kanäle verbreitet werden sollten. Dies sind einige Stunden Arbeit, die mühelos ausgelagert werden können.
Zusätzlich können virtuelle Assistenten dich bei folgenden Dingen im Marketing unterstützen:
- Einrichten von Newsletter-Tools
- Erstellen und Pflege von Kundenlisten für Newsletter
- Konfigurieren von Autorespondern
- Erstellen und Tracken von Anzeigen in sozialen Netzwerken
- Verfassen von Blogartikeln
- Schreiben von Gastbeiträgen für andere Blogs
- Entwerfen von Infografiken
- Ausarbeitung von Google-Ads-Kampagnen
- Formatierungen jeder Art
- Durchführen und Auswerten von Umfragen
E-Commerce
Der Onlinehandel wird immer beliebter. Zudem entwickelt er sich stetig weiter. Immer wieder entwickeln sich neue Trends oder Nischen, die für das eigene Business interessant sein können. Diese gilt es dann schnell mit aufzunehmen.
Eine virtuelle Assistenz kann genau in diesem Bereich helfen:
- Produkt-Recherche und Kontaktaufnahme zu Herstellern
- Produktbestellungen
- Verfassen von Produktbeschreibungen
- Recherche nach neuen Trends und Nischenprodukten
- SEO-Optimierungen aller Art im Bereich E-Commerce
- Pflege des Amazon-Accounts
- Bearbeitung von eingehenden Bestellungen
- Unterstützung bei Reklamationen und Rücksendungen
Online-Pressearbeit
Eine virtuelle Assistenz kann dir sogar als PR-Manager unter die Arme greifen. Sie stellt den Kontakt zu wichtigen Journalisten, Magazinen und Influencern her und pflegt ihn.
Da eine gut geführte Pressearbeit sehr zeitintensiv ist, lohnt es sich, Teile davon auszulagern:
- Pflege des Presseverteilers
- Kontaktaufnahme zu Journalisten, Magazinen und Influencern
- Verfassen und Versenden von Pressemitteilungen
- Beantwortung von Presseanfragen
- Koordinierung von Interviewanfragen
- Organisation einer Pressekonferenz
Events
Sogar im Event-Business kann eine VA wertvolle Aufgaben übernehmen. Denn während der Vorbereitung, aber auch bei der Nachbereitung eines Events fallen zahlreiche Tätigkeiten an, für die man gar nicht direkt vor Ort sein muss.
- Ideenfindung für die Gestaltung der Einladungen
- Erstellen und Versenden der Einladungen
- Erfassen der Anmeldungen
- Versenden einer Anmeldebestätigung oder von Onlinetickets
- Beantworten von Fragen
- Anschreiben möglicher Locations sowie deren Buchung
- Organisieren des Caterings
- Erstellung von Begrüßungsunterlagen
- Schalten und Betreuen von Marketingkampagnen für das Event in den sozialen Netzwerken
- Entwerfen des Programmheftes
- Ausarbeiten einer Anfahrtsskizze
- Hotelbuchungen
- Versenden von Bewertungsbögen nach der Veranstaltung
- Auswertung der Bewertungsbögen
- Verfassen einer Pressemitteilung nach dem Event sowie das Verteilen an geeignete Zeitungen und Veröffentlichen im Firmenblog
Persönliche Aufgaben
Eine virtuelle Assistenz kann aber noch viel mehr. Sie kann zu deiner persönlichen Assistenz werden. Denn gerade im Privatleben fallen viele Dinge oft wegen eines stressigen Berufslebens unter den Tisch.
So kann dich deine VA unterstützen bei:
- Der Buchung von Reisen
- Dem Beschaffen von Geschenken
- Der Pflege eines persönlichen Kalenders mit wichtigen Jubiläen und Geburtstagen
- Beim Versand von Geburtstagsgrüßen
- Der Terminierung von Handwerkern
Fazit
Es gibt mittlerweile kaum noch einen Bereich, in dem eine virtuelle Assistenz nicht unterstützend unter die Arme greifen kann. Die hier aufgeführte Liste lässt sich noch nach Belieben verlängern. Weitere Anregungen für die Aufgaben einer VA findest du im Artikel „Welche Aufgaben kannst du als virtuelle Assistenz übernehmen“. Egal welche Aufgaben du auslagern möchtest, behalte diese im Blick. Lege dir am besten eine Liste an, in der du die delegierten Aufgaben vermerkst.
Möchtest du langfristig mit einer VA zusammenarbeiten, solltest du zudem genügend Zeit in die Einarbeitung investieren. Auch wenn dadurch zu Beginn ein Mehraufwand entsteht, wird sich das am Ende für dich lohnen.