Während das Berufsbild der virtuellen Assistenz in den USA bereits seit den 90er-Jahren weit verbreitet war, tritt es in Deutschland erst seit einigen Jahren verstärkt auf. Doch dank der zunehmenden Digitalisierung wird die virtuelle Arbeitsweise und Arbeitsunterstützung bei deutschen Firmen immer beliebter. Immer mehr Menschen wagen daher den Schritt und machen sich als VA selbstständig. Doch bei aller Euphorie stolpert jeder irgendwann über ein und dieselbe Frage: Benötige ich als virtuelle Assistenz eine Gewerbeanmeldung? Kurz gesagt: In den meisten Fällen ja. Doch glücklicherweise sind die bürokratischen Hürden dafür sehr gering. In welchen Fällen du eine Gewerbeanmeldung benötigst, und was du tun musst, damit die Anmeldung funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.
Wann muss eine VA ein Gewerbe anmelden?
Jeder, der in Deutschland einer gewerblichen Tätigkeit nachgeht, muss gemäß § 14 Abs. 1 der Gewerbeordnung diese vor Tätigkeitsbeginn anzeigen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du die Arbeit im Haupt- oder Nebenerwerb ausübst. Eine gewerbliche Tätigkeit ist in der Gewerbeordnung genau definiert. Demnach betreibst du ein Gewerbe, wenn:
- Du dich selbstständig machst und in Eigenverantwortung ein Geschäft betreibst.
- Du mit der Arbeit eine Gewinnerzielung beabsichtigst.
- Du der Tätigkeit dauerhaft nachgehen willst.
- Dein Gewerbe legal ist.
Als VA erfüllst du alle vier Punkte. Doch, wie so oft in Deutschland, bestätigt die Ausnahme auch hier die Regel.
Wer muss kein Gewerbe anmelden?
Alle Personen, die keinen Handel betreiben, müssen kein Gewerbe anmelden. Dies betrifft in Deutschland die sogenannten Freiberufler.
Wer gilt als Freiberufler?
Ein Freiberufler arbeitet in einem Tätigkeitsfeld, das nicht der Gewerbeordnung unterliegt und damit von der Gewerbesteuer befreit ist. Zu diesen Beschäftigungen gehören:
- Eine Beschäftigung im wissenschaftlichen Bereich.
- Eine lehrende und erzieherische Tätigkeit.
- Beschäftigungen aus dem künstlerischen Bereich.
Welche Arbeiten genau unter den Begriff der Freiberuflichkeit fallen, kannst du im § 18 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) und im § 1 des Partnerschaftsgesellschaftsgesetzes nachlesen. Demnach sind folgende Berufe „freiberufliche Arbeiten“:
- Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker
- Selbstständige Hebammen
- Tierärzte
- Notare
- Architekten
- Ingenieure
- Steuerberater
- Journalisten
- Übersetzer
- Dolmetscher
- Lektoren
- Schriftsteller
- Lehrende Tätigkeiten
Wann zählt die virtuelle Assistenz als freiberufliche Tätigkeit?
Bietest du als VA das Lektorat und Korrektorat von Büchern an oder verfasst du regelmäßige Blogartikel für deine Auftraggeber, dann wirst du als Freiberufler eingestuft und bist von der Gewerbeanmeldung befreit. Wenn du hingegen Kundendaten pflegst oder Adressen recherchierst und Termine vereinbarst, dann übst du eine gewerbliche Tätigkeit aus. Da die meisten VAs genau für solche Arbeiten engagiert werden, werden die wenigsten von den zuständigen Behörden als Freiberufler eingestuft. Eine genaue Auskunft, ob du ein Gewerbe anmelden musst, kann dir dein Finanzamt geben. Sollte sich im Laufe der Arbeitsjahre dein Aufgabengebiet verändern, kannst du ohne Weiteres zum Status eines Freiberuflers wechseln.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Gewerbeanmeldung?
Wie bereits erwähnt muss die Gewerbeanzeige vor Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit erfolgen. Das bedeutet für dich, dass du die Anmeldung schon in der Tasche haben solltest, ehe du als virtuelle Assistenz durchstartest. Wird die Anmeldung versäumt, drohen hohe Bußgelder.
Wie funktioniert die Gewerbeanmeldung?
Je nach Bundesland nimmst du die Gewerbeanmeldung entweder beim zuständigen Ordnungsamt deines Landkreises oder direkt bei der Gemeinde vor. In Bayern, Rheinland-Pfalz und Hamburg steht dafür auch die Industrie- und Handelskammer zur Verfügung. Ob du für die Anmeldung persönlich vorstellig werden musst oder ob du den Antrag per Post einreichen kannst, teilen dir die zuständigen Behörden mit. Mit der Anmeldung informierst du über dein Gewerbe, den Firmennamen und deine Arbeitsaufnahme. Den Firmennamen kannst du selbst wählen. Dies können dein Vor- und Zuname oder ein Fantasiename sein. Da die Ordnungs- und Gewerbeämter keine Namensprüfung vornehmen, musst du selbst beim Patent- und Markenamt recherchieren, ob der Firmenname markenrechtlich geschützt ist. Ebenfalls musst du mitteilen, ob du das Gewerbe als Hauptberuf oder als Nebenerwerb am Wochenende ausführst.
Folgende Unterlagen werden für die Gewerbeanmeldung benötigt
- Gültiger Personalausweis beziehungsweise gültiger Reisepass mit Meldebescheinigung.
- Das ausgefüllte Antragsformular der jeweiligen Behörde.
Welches Tätigkeitsfeld muss bei der Anmeldung angegeben werden?
Beim Ausfüllen der Gewerbeanmeldung musst du deine angebotenen Dienstleistungen genau beschreiben. Nenne hier alle Arbeiten, die du für deine Auftraggeber übernehmen kannst. So kannst du beispielsweise das Recherchieren von Adressen oder die Produktdatenpflege für Onlineshops nennen. Der Begriff virtuelle Assistenz allein ist nicht aussagekräftig genug. Die Liste kann nachträglich gegen Gebühr immer wieder ergänzt werden.
Was du bezüglich der Kleinunternehmerregelung beachten solltest
Auf dem Antragsbogen besteht die Möglichkeit, ein Kleinunternehmen anzumelden. In diesem Fall musst du bis zu einem Verdienst von 22.500 Euro (Stand 2021) auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Im Gegenzug kannst du aber auch nicht vom Vorsteuerabzug profitieren. Ein Vorteil ist, dass du als Kleinunternehmer nur eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung bei deiner Einkommenssteuererklärung einreichen musst. Meistens ist im ersten Jahr als selbstständige virtuelle Assistenz die Kleinunternehmerregelung empfehlenswert.
Sollten deine Einnahmen im zweiten Jahr über dem erlaubten Verdienst liegen, musst du ab dann automatisch die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung durchführen. Ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist jederzeit wieder möglich, wenn die Geschäfte schlechter laufen.
Welche Gebühren werden für eine Gewerbeanmeldung fällig?
Je nach Gemeinde liegen die Kosten einer Gewerbeanmeldung zwischen 15 und maximal 60 Euro.
Wie geht es nach der Gewerbeanmeldung weiter?
Nachdem du dein Gewerbe als VA angezeigt hast, wird dir das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schicken. Darin trägst du nochmals die Angaben zu deiner Firma, deine Bankdaten und deine voraussichtlichen Einkünfte für dein erstes Geschäftsjahr ein. Dies ist nur ein Schätzwert. Auch wirst du nach der Gewerbeanmeldung automatisch in der Industrie- und Handelskammer aufgenommen. Danach kannst du mit deiner Arbeit als virtuelle Assistenz durchstarten.
Fazit
Zusammenfassend gesagt wirst du als VA kaum von einer Gewerbeanmeldung verschont bleiben. Prüfe vor der Aufnahme deiner Tätigkeit genau, welche Dienstleistungen du anbieten möchtest und worauf der Schwerpunkt deiner Arbeit liegt. In einigen Fällen handelt es sich nämlich um sogenannte freiberufliche Arbeiten. Dann bleibst du von der Gewerbeanzeige verschont. Doch dies ist als virtuelle Assistenz äußerst selten der Fall. Da in Deutschland aber jeder ein Gewerbe anmelden kann, solange es sich um ein legales Beschäftigungsfeld handelt, musst du als VA keine Sorge haben, dass dir die Anmeldung verwehrt wird.